Rozwijasz działalność i cieszysz się, że udało Ci się pozyskać kontrakt zagraniczny, ale nie znasz odbiorcy, nic wcześniej o nim nie słyszałeś? Boisz się, że odbiorca zażąda długiego terminu płatności, a już samo wysłanie towaru będzie dla Ciebie sporym kosztem?
W tym artykule odpowiemy na te pytania i przedstawimy kilka wskazówek, aby nie dać się oszukać oraz nie zaburzyć płynności finansowej przy zleceniach zagranicznych.
Weryfikacja wstępna – na własną rękę
Nikogo obecnie nie dziwi, że zamówienia są zawierane przez internet, ale to niestety też obszar, w którym oszustów nie brakuje, dlatego warto nawiązywać relacji biznesowe np. na platformie Opportunity Network, która pozwala wyszukanie kontrahenta za granicą, którego wiarygodność została zweryfikowana przez lokalny bank. Początkowa weryfikacja odbiorcy jest bardzo prosta. Jeśli kontakt został rozpoczęty drogą mailową to zawsze staraj się zachować ostrożność i sprawdzaj:
- Dane kontrahenta w rejestrze przedsiębiorstw np. VIES – teren UE.
- Zadzwoń do tej firmy (numeru poszukaj samodzielnie) i zapytaj o osobę, z którą ustaliłeś szczegóły transakcji . Ustal czy faktycznie to oni chcą współpracować z Tobą. Poszukaj danych podmiotu i pracowników, z którymi miałeś kontakt na portalach społecznościowych np. Facebook, Linkedin. Zweryfikuj dane w instytucji rejestrowej dla podmiotów gospodarczych w danym kraju, pobierz dostępne raporty wyciągi.
- Adres dostawy wyszukaj w Google Maps i obejrzyj „street view” (fotografia okolicy) – sprawdź czy miejsce jest oznaczone logo firmy.
- Poczytaj opinie o firmie w internecie, może dowiesz się czy ktoś nie napisał już o jakieś próbie oszustwa
- Dodaj w umowie z firmą transportową zapisy zakazujące przekierowanie dostawy pod inny adres, niż to, które zostało wskazane w zamówieniu.
Pomoc profesjonalnych firm
Godne polecenia przy zamówieniach o wyższych wartościach są działania typu:
- Zakup raportu informacji gospodarczej od podmiotu o zasięgu globalnym. Podstawowe raporty można kupić już za kilkanaście euro, ale raport jaki otrzymasz będzie dotyczył prawdziwego podmiotu.
- Zlecenie wywiadu gospodarczego wyspecjalizowanej firmie, najlepiej z licencją detektywistyczną. Po takiej weryfikacja ryzyko transakcji będzie ograniczone do minimum. Ważny tu jest zakres raportu i od niego zależy cena.
Zapytaj o pomoc w banku, które mogą pośredniczyć w transakcji oferując:
- inkaso dokumentowego – Dokumentacja handlowa między firmami jest przesyłana za pośrednictwem banków obsługujących obie strony kontraktu. Zamawiający musi zanieść do swojego banku dokumentację handlową, a ten zweryfikuje osobę i jej upoważnienia. Oszust na pewno nie będzie chciał, aż tak ryzykować. Koszt usługi wynosi to kilkaset złotych.
- akredytywa dokumentowa – bank przejmuje ryzyko transakcji, zweryfikuje zatem firmę i zamówienie
- gwarancja bankowa – zabezpiecza nie tylko transakcje krajowe, ale coraz częściej również transakcje międzynarodowe. Bank podmiotu zlecającego gwarancję zapewnia, że zapłaci kontrahentowi , gdyby klient banku nie wywiązał się ze zobowiązań wynikających z kontraktu. Gwarancje dotyczą np. zapłaty za towar, wykonania usługi, rękojmi, zwrotu zaliczki.
Faktoring eksportowy finansowanie i weryfikacja kontrahenta w jednej umowie.
Dobrym rozwiązaniem będzie również skorzystanie w takim przypadku z faktoringu exportowego, zwłaszcza w wersji jako faktoring pełny.
Faktoring pełny, oprócz wspomnianego finansowania charakteryzuje się również przejęciem przez faktora ryzyka niewypłacalności kontrahentów objętych umową faktoringu. Do tego celu Faktor wykorzystuje ubezpieczenie należności lub korzysta z istniejącej polisy ubezpieczenia należności jaką posiada jego klient. Weryfikacja odbiorcy stoi po stronie ubezpieczyciela i w przypadku późniejszej jego niewypłacalności to ubezpieczyczel prowadzi windykację. Dodatkowo już od pierwszych dni opóźnienia faktor kontaktuje się telefonicznie oraz mailowo z kontrahentem, wysyła wezwania do zapłaty, co działa dyscyplinująco.
Taka forma pozwala zminimalizować ryzyko kursowe, gdyż firma otrzymuje środki od faktora natychmiast po zrealizowaniu wysyłki i wystawieniu faktury.
Ciekawym rozwiązaniem jest system dwóch faktorów, gdzie w transakcję międzynarodową zaangażowana jest także firma faktoringowa mająca siedzibę w kraju importera. Tu zadaniem faktora importowego (faktora korespondenta) jest ocena oraz weryfikacja odbiorcy, przejęcie ryzyka jego wypłacalności oraz inkaso należności. Rozlicza on należności z faktorem w kraju wysyłającego towar na podstawie zawartej umowy o współpracy. Warto tu wśród zalet wymienić: znajomość przepisów prawnych, gospodarczych i kulturowych w kraju odbiorcy przez tamtejszego faktora, rzetelna ocenę sytuacji finansowej kontrahentów, co podnosi poziom bezpieczeństwa transakcji, a w przypadku windykacji Faktor ma łatwiejszy kontakt z kontrahentem zagranicznym.