3.2K
Jak AI zmienia procesy faktoringowe?
W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu, firmy nieustannie poszukują sposobów zwiększenia efektywności i konkurencyjności. Jednym z kluczowych pytań, przed którym stoimy jest wybór między wykorzystaniem sztucznej inteligencji a poleganiem na ludzkiej inteligencji. AI najlepiej sprawdza się w zadaniach związanych z analizą dużych ilości danych, automatyzacją procesów oraz tam, gdzie szybkość jest kluczowa.
Ludzka inteligencja jest niezastąpiona w obszarach wymagających kreatywności, empatii i zdolności podejmowania decyzji w oparciu o intuicję. Najlepsze wyniki osiąga się poprzez synergiczne wykorzystanie obu tych form inteligencji.
Optymalizacja procesu weryfikacji dokumentów
W erze cyfryzacji i automatyzacji, firmy coraz częściej poszukują efektywnych rozwiązań, optymalizujących codzienne operacje. Jednym z takich obszarów jest proces weryfikacji umów. Tradycyjne, manualne metody analizy dokumentów są kosztowne, czasochłonne i podatne na błędy ludzkie.
Łatwo porównać dokumenty w poszukiwaniu ewentualnych zmian, jeśli obie wersje dokumentu powstały w programie Word. Co jednak, jeśli po negocjacjach kilkudziesięcio- lub kilkusetstronicową umowę korporacyjną, otrzymujemy do podpisu w wersji PDF lub w formie drukowanej? Jak sprawnie sprawdzić, czy to co dostaliśmy do podpisu, odpowiada ostatniej uzgodnionej wersji? Jak nie przeoczyć krótkiego dopisku, zdania, czy pojedynczego słowa diametralnie zmieniającego sens i logikę danej sentencji?
Potrzebne jest narzędzie, które służy do:
- porównania ze sobą dokumentów w różnych formatach np. pdf lub tiff do docx. Jeśli system wykryje zmiany, powinien w intuicyjnym interfejsie użytkownika wyświetlić oba dokumenty i wskazać różnice,
- interpretacji wprowadzonych zmian – warto, żebyśmy dodatkowo otrzymali informację, czy wprowadzona zmiana jest istotna, co dokładnie powoduje jej wprowadzenie i kto powinien ją zaopiniować, może również zaakceptować.
Rynek oczekuje również rozwiązania do obsługi dokumentów masowych, czyli takich umów, aneksów, których określony wzór rozsyłany jest do setek, tysięcy klientów, ze zmienionymi jedynie kilkoma indywidualnymi parametrami. System w zwrotnie otrzymanym dokumencie, znów w wersji nieedytowalnej, powinien odnaleźć po wybranych, zdefiniowanych parametrach odłożony w systemie wzór i dokonać szczegółowej weryfikacji otrzymanego dokumentu.
Przykład
Firma faktoringowa podpisuje umowę z klientem, która zawiera klauzulę dotyczącą sankcji za naruszenie umowy. W pierwotnej wersji (Word) znajduje się zapis: “Klient zobowiązuje się do zapłaty kary w wysokości 15.000 zł za każdy przypadek naruszenia umowy”. Podczas przygotowywania ostatecznej wersji dokumentu w formacie PDF, słowa “za każdy” zostają przypadkowo (lub nie) usunięte, a finalny zapis brzmi: ”Klient zobowiązuje się do zapłaty kary w wysokości 15.000 zł za przypadek naruszenia umowy”.
Przeoczenie
Podczas porównywania wersji Word i PDF, osoba odpowiedzialna za weryfikację umowy nie zauważa usunięcia słów “za każdy”. Umowa PDF zostaje podpisana przez obie strony bez wykrycia tej zmiany.
Skutki
Ryzyko finansowe.
Klient narusza pięć różnych warunków umowy. Zgodnie z pierwotną wersją umowy, klient powinien zapłacić karę w wysokości 75.000 zł (5*15.000 zł). W zmienionej wersji klient płaci tylko 15.000 zł bez względu na liczbę naruszeń.
Ryzyko prawne.
Firma faktoringowa zauważa problem i próbuje dochodzić pierwotnych warunków kary w sądzie. Ponieważ podpisana umowa nie zawiera słów “za każdy”, sąd może orzec na korzyść klienta, uznając że kara dotyczy tylko jednego naruszenia – przegrana sprawa, dodatkowe koszty sądowe
Ryzyko operacyjne.
Firma faktoringowa nie zdaje sobie sprawy z problemu i kontynuuje współpracę z innymi klientami, nie zauważając potencjalnie zmienionych warunków w innych umowach. Może to prowadzić do systematycznych strat finansowych i problemów z egzekwowaniem warunków umów
Ryzyko reputacyjne
Klient publicznie ujawnia, że firma faktoringowa próbuje dochodzić kar, które nie są zgodne z podpisaną umową. Może to prowadzić do utraty zaufania innych klientów, trudności w pozyskaniu nowych klientów
Odpowiedzią na te wyzwania, staje się implementacja zaawansowanych systemów informatycznych. Wśród tych rozwiązań szczególną uwagę przyciągają systemy wykorzystujące Business Process Management (BPM), Intelligent Document Processing (IDP) oraz sztuczną inteligencję (AI). Te technologie, zintegrowane w jednym narzędziu, odpowiadają na zapotrzebowanie rynku.
Business Process Management (BPM)
BPM to podejście do zarządzania procesami biznesowymi, które koncentrują się na optymalizacji i automatyzacji procedur w firmie. W kontekście porównywania dokumentów, BPM może zarządzać przepływem dokumentów oraz procesem ich weryfikacji. Dzięki zdefiniowanym regułom i ścieżkom przepływu, BPM może automatycznie pobrać dokument ze skrzynki email, przekierować go do odpowiednich osób, wyszukać dokument referencyjny do weryfikacji, redukując czas i zasoby potrzebne do manualnego porównywania.
Inteligent Document Processing (IDP)
IDP wykorzystuje technologie takie jak OCR (Optical Character Recognition) i ML (Machine Learning), aby przekształcić dokumenty w nieedytowalnych formatach, jak PDF, TIFF, w edytowalne dane. Dzięki IDP System może „odczytać” zawartość takiego pliku i porównać ją z dokumentem wzorcowym np. w formacie Word. Proces ten obejmuje ekstrakcję tekstu, analizę i porównanie zawartości pod kątem zgodności z wzorcem.
Artificial Intelligence (AI)
AI jest elementem, który rozpoznaje kontekst, co pozwala nie tylko na wykrywanie subtelnych zmian, ale umożliwia również automatyczną klasyfikację wykrytych różnic według ich znaczenia. Narzędzie AI, dodatkowo wewnętrznie można douczyć w zakresie interpretacji określonych zagadnień prawnych lub handlowych. Pomaga to użytkownikowi skupić się na najbardziej krytycznych obszarach i zasięgnąć opinii właściwych osób w firmie, na temat konkretnej wykrytej różnicy w dokumencie.
Co istotne system odpytuje AI tylko o wybrane, różniące się fragmenty dokumentu, dane wrażliwe są bezpieczne, pozwala to nie naruszać tajemnicy bankowej, być w zgodzie z RODO.
Praktyczne zastosowanie
Przedstawione technologie znajdują zastosowanie w różnych branżach. W bankach, spółkach faktoringowych, leasingowych mogą one automatycznie porównywać umowy, zapewniając zgodność z wzorcami i minimalizując ryzyko błędów. Zintegrowane narzędzie świetnie sprawdzi się również do porównywania skomplikowanych umów korporacyjnych, które co do zasady ulegają kilkukrotnej interakcji z klientem i jego kancelarią prawną. Można je również wykorzystać w finansach- może analizować raporty finansowe i umowy kredytowe, a w administracji publicznej – porównywać dokumenty urzędowe.
Podsumowanie
Automatyzacja procesów redukuje koszty – nawet do 80%, czas potrzebny na porównanie dokumentów o około 90%. Precyzyjne potwierdzanie zgodności lub wykrywanie różnic, zapewnia wyższą jakość pracy i zmniejsza ryzyko błędów, niweluje ryzyko operacyjne. Ponadto, systemy te pozwalają pracownikom skupić się na bardziej wartościowych zadaniach.
Przedstawione technologie wykorzystane do porównywania dokumentów nie tylko automatyzują i usprawniają procesy, ale także podnoszą ich dokładność i efektywność, trafność porównań, to ponad 98%. W dobie rosnącej liczby dokumentów, regulacji które powodują ich ciągłe wydłużanie oraz potrzeby szybkiego ich przetwarzania, takie rozwiązania stają się wręcz niezbędne w każdej organizacji. Pozwalają optymalizować zasoby i zyskać przewagę konkurencyjną.
Materiał opracowany przez: eSourcing S.A.
